EUDR Due-Diligence-Erklärung erstellen: Technische Anleitung

Eine vollständige Due-Diligence-Erklärung enthält nach Art. 4 EUDR: Name und Anschrift des Operators, eine Warenbeschreibung mit HS-Code (mindestens 6-stellig), Menge und Maßeinheit, Herkunftsland oder -länder, Geo-Koordinaten der Produktionsflächen, das Datum der Erklärung sowie die Bestätigung, dass die Sorgfaltspflichten eingehalten wurden.

Bei Produkten die mehrere Rohstoffe aus unterschiedlichen Ländern enthalten (z. B. ein Möbelstück aus brasilianischem Holz und indonesischem Kautschuk), muss für jede Komponente ein eigener Koordinatensatz vorliegen. TRACES NT ermöglicht die Eingabe mehrerer Ursprungsländer innerhalb einer DDS.

Wichtig: Die DDS ist keine einmalige Formalie. Sie muss vor jeder einzelnen Warenlieferung eingereicht werden. Eine DDS für eine Lieferung kann nicht ohne weiteres für die nächste Lieferung wiederverwendet werden, auch wenn es sich um dieselbe Ware desselben Lieferanten handelt.

Der zeitaufwendigste Teil des DDS-Prozesses ist die Koordinatenbeschaffung. Operators müssen von ihren Lieferanten GPS-Koordinaten der tatsächlichen Anbauflächen erhalten — nicht die Adresse des Lagers oder Betriebs des Lieferanten.

Bei Anbauflächen unter 4 Hektar genügt ein Punkt-Koordinatenpaar im WGS84-Format (z. B. -3.7423, -38.5434 für eine Fläche in Brasilien). Bei Flächen über 4 Hektar ist ein Polygon erforderlich, das den Umriss der Fläche beschreibt — als GeoJSON- oder KML-Datei.

Lieferanten in Ländern mit wenig Digital-Infrastruktur können ihre Koordinaten oft per GPS-Gerät ermitteln. Hilfreich ist es, Lieferanten eine konkrete Anleitung mitzuschicken: wie sie die Koordinaten mit dem Smartphone aufnehmen und in welchem Format sie diese übermitteln sollen.

Die Risikobewertung ist der analytische Kern der EUDR-Sorgfaltspflicht. Sie basiert auf dem EU-Länder-Benchmark (Durchführungsverordnung EU 2025/1093), der alle Länder in Low-Risk, Standard-Risk oder High-Risk klassifiziert.

Für Importe aus Low-Risk-Ländern wie den USA, Vietnam oder Costa Rica (Anhang DVO 2025/1093) sind vereinfachte Sorgfaltspflichten nach Art. 13 EUDR möglich. Für Standard-Risk-Länder wie Brasilien, Indonesien oder Côte d’Ivoire ist eine vollständige Risikobewertung erforderlich, die auch Walddaten berücksichtigt.

WaldNachweis kombiniert den EU-Länder-Benchmark mit den eingegebenen Koordinaten und zeigt das Ergebnis als Ampel-Signal: Grün (Low-Risk, kein Wald nach 2020), Gelb (weiterer Prüfbedarf), Rot (High-Risk oder Waldindikation).

TRACES NT (Trade Control and Expert System — New Technology) ist das offizielle EU-System für EUDR-Einreichungen. Der Zugang erfolgt über das EU-Login-Portal (EU-Login-Konto erforderlich). Nach Anlage eines TRACES-Kontos kann der Operator die DDS-Maske befüllen und absenden.

Nach der Einreichung erhält die DDS eine eindeutige Referenznummer. Diese Nummer ist das Kernstück aller nachgelagerten Handelsdokumente: Händler die die Ware später weiterverkaufen, benötigen diese Referenznummer für ihre eigene Dokumentation.

Die eingereichte DDS muss mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Stichprobenkontrollen durch die zuständige Behörde (in Deutschland BVL/BLE) muss die vollständige Dokumentation — Koordinaten, Risikobewertung, DDS-Referenz — vorgelegt werden können.

Der häufigste Fehler: Koordinaten des Lieferanten-Betriebs statt der Anbaufläche. Ein Kaffeelager in São Paulo liegt nicht in einer Kaffeeplantage. Die EUDR fordert explizit die Koordinaten des Ortes, an dem die Pflanze gewachsen ist.

Zweithäufigster Fehler: Falsche oder zu grobe HS-Codes. Für viele EUDR-relevante Produkte gibt es spezifische 8-stellige HS-Codes, die in der DDS angegeben werden müssen. Ein zu allgemeiner 4-stelliger Code kann zur Ablehnung führen.

Dritter häufiger Fehler: Keine separate DDS pro Lieferung. Manche Operators versuchen eine DDS für mehrere Lieferungen zu verwenden. Das ist nicht EUDR-konform — jede Einfuhr benötigt eine eigene Erklärung.